اگر شما هم با مدیریت زمان مشکل‌دارید، متخصص سازمان‌دهی لوری ماررو (Lorie Marrero) می‌گوید شما از زاویه نادرستی به مسئله نگاه می‌کنید. او می‌گوید: «زمان می‌گذرد و شما نمی‌توانید آن را کنترل کنید، شما تنها می‌توانید انتخاب‌های خود را با توجه به زمان مدیریت کنید.»

ماررو، نویسنده The Home Office Handbook، صاحبان کسب‌وکارهای کوچک را تشویق می‌کند تا درباره شیوه برنامه‌ریزی روزانه خود بازبینی کنند و یک سیستم مدیریت انتخاب را به جای مدیریت زمان در نظر بگیرند. مدیریت انتخاب موفق دربرگیرنده دسته‌ای از فعالیت‌ها است که همه این فعالیت‌ها بسته به این که چه چیزی برای شما اثربخش‌تر است، انعطاف‌پذیر هستند.

در این جا پنج قدمی را شرح می‌دهیم که به کمک آن‌ها می‌توانید با مدیریت انتخاب‌های خود بهره‌وری خود را ارتقا دهید:

۱   اطلاعات را در یک جا ضبط کنید.

اولین قدم در مدیریت انتخاب ضبط اطلاعاتی است که روزانه شما را بمباران می‌کنند، مانند ایمیل‌ها، قرار ملاقات‌ها و جلسات و پیام‌های متنی. ماررو می‌گوید، در بسیاری مواقع کارآفرینان سعی می‌کنند اطلاعات را در ذهن خود نگه‌دارند که فقط منجر به استرس می‌شود.

وی پیشنهاد می‌دهد که تنها از یک یا دو ابزار موجود برای ذخیره‌سازی اطلاعات استفاده کنید، مانند یک صندوق فیزیکی، نرم‌افزاری مانند Evernote، یا کاغذ و قلم. وی می‌گوید: «نکته در این است که ابزارهایی را بیابید که از کار کردن با آن‌ها لذت می‌برید.»

۲   خود را متعهد به آنچه می‌توانید انجام دهید، قرار دهید و باقی را حذف کنید.

به محض این که تمام اطلاعاتی را که دریافت می‌کنید ضبط کردید، زمان آن فرا رسیده کاری بر روی آن انجام دهید. در این فاز براساس آنچه ذخیره کرده‌اید انتخاب خود را انجام می‌دهید؛ تصمیم می‌گیرید که آیا می‌خواهید هم‌اکنون اقدام کنید، برای بعداً آن را نگه‌دارید، یا آن کنار بگذارید و از آن صرف نظر کنید. برای مواردی که نیاز به اقدام دارند، تعهد خود را نسبت به آن‌ها با نوشتن آن روی تقویم یا فهرست انجام کارهای نشان دهید.

ماررو می‌گوید: «این کار را می‌توان بسته به نیاز کسب‌وکارتان روزانه یا هفتگی انجام داد، ولی مهم این است که اجازه ندهید اطلاعات ضبط‌شده تلنبار شوند.»

۳   سیستمی را به کار گیرید تا به شما یادآور شود که اقدام کنید.

کارآفرینان اغلب اطلاعات را ضبط و خود را متعهد به پیگیری آن می‌کنند، سپس درگیر کار دیگری می‌شوند. ماررو می‌گوید مهم است که یک سیستم یادآوری برای خود داشته باشید. شما می‌توانید در گوشی یا تقویم خود زنگ هشداری تنظیم کنید، یک فهرست انجام کارها بنویسید، روی جایی که در معرض دیدتان است یادداشتی بچسبانید، یا پوشه‌ای تهیه کنید که به طور هفتگی مورد بازبینی قرار می‌گیرد.

او می‌گوید: «سیستمی ایجاد کنید که مغز شما به آن پاسخ می‌دهد، ولی به عامل تازگی هم توجه کنید. برخی از مراجعه‌کنندگان به من از یادآورها استفاده می‌کنند و سپس کار را مدام به بعد موکول می‌کنند. اگر یادآور شما دیگر اثربخش نیست، از شیوه دیگری استفاده کنید.»

۴   کار را تکمیل کنید.

شما کاری را ضبط کرده‌اید، خود را به آن متعهد کرد‌ه‌اید و برای خود یادآور گذاشته‌اید، زمان آن است که انجامش دهید. ماررو می‌گوید افراد یک کار را به یکی از این سه دلیل انجام می‌دهند: فوری است؛ شما انگیزه درونی دارید که ناشی از رضایتی است که هنگام انجام کار حس می‌کنید؛ یا انگیزه خارجی دارید که از فردی دیگر، مثلاً یک مشتری یا مراجعه‌کننده، نشئت می‌گیرد. کارهای فوری و دارای انگیزه داخلی معمولاً انجام می‌شوند زیرا دلایلی که برای انجام آن‌ها دارید مشهود و قوی هستند. برای کارهایی که معوق می‌کنید، شاید به انگیزه خارجی نیاز داشته باشید.

وی توصیه می‌کند یک شریک برای مسئولیت‌ها پیدا کنید. در آغاز هفته، وظایف و ضرب‌الاجل‌ها را به اشتراک بگذارید. سپس به صورت دوره‌ای پیشرفت خود را گزارش دهید. ماررو می‌گوید، اگر هنوز هم کار را به اتمام نمی‌رسانید، این را در نظر بگیرید آیا باید آن را کنار گذاشت و حذف کرد یا نه.

۵   هر گونه نقصی در سیستم خود را برطرف کنید.

یک زمانی را در ماه تعیین کنید تا ابزارها و سیستم‌های خود را بازبینی، و انتخاب‌های خود را ارزیابی کنید. اگر یکی از اجزاء سیستم به درستی کار نمی‌کند، استفاده از ابزاری دیگر را مد نظر قرار دهید.

ماررو می‌گوید: «من از خود می‌پرسم، «چگونه می‌توان این کار را بهتر و سریع‌تر انجام داد». از این که چیز جدیدی را امتحان کنید نهراسید تا این که با توجه به مغز و سبک شما به درستی عمل کند.»

منبع: Entrepreneur

 

بازنشر :مجله جادوی کلمات